絵で見る創意くふう事典  》 第12章 組織  》 @報告・連絡・相談させる
 
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組織‐1201 @報告・連絡・相談させる BACKNEXT

雇い入れた人に仕事をしてもらうには、どんな仕事をしてもらうかをきちんと伝えること、仕事が計画通りに進まない時にはそのことを報告・連絡・相談してもらうことが必要です。

 このページの掲載事例→          ●120101 朝礼を行う  
 ●120102 ほうれんそう運動を展開する  
 ●120103 パート・アルバイトへの連絡もれをなくす  
 ●120104 ホワイトボードに「本日の予定」欄をつくる  
 ●120105 離席時に行先を表示する  
 ●120106 回覧情報を確実に伝える 
 
【120101】 朝礼を行う  

■仕事を始める前の朝礼は殆どの職場で行われている。1日の仕事のはじまりのけじめとして、心身を引き締めて仕事に臨むために重要な役割をもった習慣だが、日本HR協会編「新・リーダーハンドブック」では、そのポイントを次のように説いている。
@「おはようごさいます」と挨拶を交わす。
A上司からその日の予定を確認。連絡事項を伝達する。
Bこのほか、次の様なことが行われる。
指示命令/方針の伝達/社是社訓の唱和、社歌の斉唱/教育訓練として、輪番のスピーチ、安全教育(KYT)など/体操、など

参考文献:「新リーダーハンドブック」(日本HR協会、1994)  
 
 
【120102】 ほうれんそう運動を展開する   

1982年、山種証券では山崎富治社長が提唱して「ほうれんそう運動」を始めた。組織の動脈硬化を防ぎ、活性化させるために「報告・連絡・相談」を徹底させるとものである。

■日本HR協会編「新・リーダーハンドブック」では、「報告・連絡・相談」のポイントを次のように説いている。・指示された仕事が終わったら、すぐに報告・連絡する。
・長期にわたるもの、期限の長引くものは、中間報告(連絡)をする。
・報告は主観を交えす、事実を細大漏らさず報告する。
・悪いことの報告・連絡は素早くする。
・相談は相手の立場に立って、耳を傾ける。 

参考文献:山崎富治著「ほうれんそうが会社を強くする」(ごま書房、1989)/「新・リーダーハンドブック」(日本HR協会、1994

 
【120103】 パートアルバイトへの連絡もれをなくす  
■和食レストラン、がんこフードサービス古河橋店の事例。パート・アルバイトへの業務指示は直接店長から出していたが、シフトの関係でそのとき出勤していなかったパート・アルバイトには連絡漏れになる場合があった。そこで、QCサークル活動を通じてみんなで検討し、次のように改善した。

@パート・アルバイトをシフトごとに3グループに分け、それぞれにリーダーを選任。グループ内の業務連絡やOJTの責任を負わせた。
 
 A各シフトごとに始業時に1分間朝礼を実施することにした。
 
B交換日誌を設置し、店長、リーダー、パート・アルバイトからの連絡事項はここに記入することとし、見た人はサインすることにした。

C毎週金曜日の営業終了後、店長とリーダーが集まってリーダー会議を開き、業務連絡指示の徹底、各グループの1週間の反省と次週の課題、パート・アルバイトの意見を吸い上げを行うことにした。リーダー会議の結果は翌日に各リーダーからパート・アルバイトに伝え、交換日誌にも書き込む。

取材先 がんこフードサービス古河橋店
取材 1998/12/11
掲載 燃えよリーダー 1999/02  
 
 
 【120104】 ホワイトボードに「本日の予定」欄をつくる  

メンバーの予定が誰にもわかるように、ホワイトボードに図のような「本日の予定」欄を作った。本人から電話がかかってきたときに用のある人は「要連絡」欄に名前を書き、必ず電話を回して貰うことにした。 
 
 
【120105】 離席時に行き先を標示する   

担当者の離席時に電話がかかってきたとき、どこに行ったか答えられないことがあった。そこで離席時には図のような「離席掲示板」で、出張時には右図のような「出張連絡票」で行き先と帰席予定を表示することにした。

取材先 九州不二サッシ
取材 1994/12/13
掲載 燃えよリーダー 1995/02
 
 
 
【120106】 回覧情報を確実に伝える  

@回覧のルートと回覧後の処置を明確にするために回覧物には右のような回覧シートを添付することにした。
  


A回覧物を「至急」は赤、「議事録など」は青、「その他」は青に色分けして回覧することにした。
情報伝達が速く確実になった。

参考文献:「神戸製鋼所・事務ルール事例集」1986 
 
 
B回覧物を大きくした。
机の上に大きな回覧板が置かれているとよく目立ち、邪魔になるから早く回すようになる。 

参考文献:「神戸製鋼所・事務ルール事例集」1986 

 
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