絵で見る創意くふう事典  》 第12章 組織  》 @報告・連絡・相談を確実にする
 
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組織‐1201 @報告・連絡・相談を確実にする BACKNEXT

人から賃金分の働きを確保するには、その人にやってもらうべき仕事を明示すること。結果をフォローして、その通りにできていなかったら、軌道修正することが必要です。

 このページの掲載事例→         ●120101 朝礼で予定を確認する  
 ●120102 パート・アルバイトへの連絡もれをなくす  
 ●120103 ホワイトボードに「本日の予定」欄をつくる  
 ●120104 離席時に行き先を表示する  
 ●120105 回覧板に回覧シートをつける  
 ●120106 回覧板を緊急度に応じて色分けする 
 ●120107 回覧板を大きくする  
 ●120108 結果をフィードバックする  
 
【120101】 朝礼で予定を確認する  
 
仕事を始める前に職場で朝礼を行う。
@「おはようごさいます」と挨拶を交わす。
Aみんなでその日の予定を確認する。
Bみんなに伝えておくべき連絡事項、確認事項を確認する。
   
 
【120102】 パート・アルバイトへの連絡もれをなくす   
[改善前]
和食レストランの改善事例。パート・アルバイトからの指示は直接店長から出していたが、シフトの関係でそのとき出勤していなかったパート・アルバイトには連絡漏れになる場合があった。
   
[改善1]
パート・アルバイトをシフトごとに3グループに分け、それぞれにリーダーを選任。グループ内の業務連絡やOJTの責任を負わせた。
   
[改善2]
各シフトごとに始業時に1分間朝礼を実施することにした。
   
[改善3]
交換日誌を設置し、店長、リーダー、パート・アルバイトからの連絡事項はここに記入することとし、見た人はサインすることにした。

[改善4]
毎週金曜日の営業終了後、店長とリーダーが集まってリーダー会議を開き、業務連絡指示の徹底、各グループの1週間の反省と次週の課題、パート・アルバイトの意見を吸い上げを行うことにした。リーダー会議の結果は翌日に各リーダーからパート・アルバイトに伝え、交換日誌にも書き込む。
   
 
 【120103】 ホワイトボードに「本日の予定」欄をつくる  
 
メンバーの予定が誰にもわかるように、ホワイトボードに図のような「本日の予定」欄を作った。本人から電話がかかってきたときに用のある人は「要連絡」欄に名前を書き、必ず電話を回して貰うことにした。
   
 
 【120104】 離席時に行き先を表示する  

担当者の離席時に電話がかかってきたとき、どこに行ったか答えられないことがあった。そこで離席時には図のような「離席掲示板」で、出張時には右図のような「出張連絡票」で行き先と帰席予定を表示することにした。
 
 
【120105】 回覧物に回覧シートをつける   

回覧のルートと回覧後の処置を明確にするために回覧物には右のような回覧シートを添付することにした。
   
 
 【120106】 回覧物を緊急度に応じて色分けする  

回覧物を「至急」は赤、「議事録など」は青、「その他」は青に色分けして回覧することにした。情報伝達が速く確実になった。
   
 
【120107】 回覧物を大きくする  

回覧物を大きくした。机の上に大きな回覧板が置かれているとよく目立ち、邪魔になるから早く回すようになる。 
   
 
 【120108】 結果をフィードバックする   
仕事が一区切りつくごとに部下には報告を求め、リーダーはその結果を、自分の期待に照らして通りだったかどうかをフィードバックしなければならない。リーダーが結果に満足しているかどうかを知らされることで、部下は自分の仕事が間違っていなかったかどうかを確認できる。
もしもフィードバックがなかったら、部下の仕事は方向性を見失い、結果が組織に生かされなくなり、無駄な仕事を生むとともに、部下はやる気をなくしてしまうことになる。
   
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