絵で見る創意くふう事典  》 第11章 TT化  》 EIT化で経営管理の精度を高める
 
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TT化‐1106 EIT化で経営管理の精度を高める
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IT化により見える化と管理精度の向上を図った事例です。
  このページの掲載事例→ ●110601 営業日報をネットに載せる-1
●110602 営業日報をネットに載せる-2
●110603 納期までの道筋が見えるようにする
●110604 人・物・金の運用を最適化する
●110605 分散した工事現場を一元管理する
●110606 在庫を抑え新鮮な品揃えを可能にする
 
 【110601】 営業日報をネットに載せる-1  

[改善前]
コンピュータソフト会社の事例。営業マンが書く営業日報は、社長以下の幹部クラスのほか、開発、製造、営業企画などに回覧されるが、関係者全員が見るには2〜3週間かかり、営業マンが困っている問題にそれぞれの立場からアドバイスしても、営業マンがそれを読むときには状況が変わってしまっていて、手遅れになっている場合があった。

[改善後]
営業マンには日報をパソコンで報告させ、それをグループウエア(LOTUS NOTES)に載せて関係者がパソコン画面を見てアドバイスできるシステムを作った。
@営業マンは1日の営業活動を終えるとノートパソコンでレポートを作成し、モデムと携帯電話を通じて会社に送信する。
A社長以下の関係者は自分のパソコンでそれを見ながら、コメントを書き込み、営業マンはそれを見て自分の営業活動に生かす。
Bこのシステムが出来たことで、営業マンは報告のために出社する必要がなくなり、直行直帰して通勤に使っていた時間をすべて営業活動に投入できるようになった。
C得意先から聞かれたことは、このレポートに書いておくと、いろいろな人がそれぞれの立場から答えてくれる。このシステムの登場によって、顧客に接する第一線営業マンを中心に、開発・製造、営業企画など関係者全員が知識と知恵を結集して仕事をする形に変わった。
  

   
 
 【110602】 営業日報をネットに載せる-2  

コンピュータ販売並びにソフト開発会社の事例。この会社では営業活動の実態や顧客の動向を一目で把握できる次のようなシステムを開発した。
@営業マンたちはどこを訪問したか、何の件で行ったか、誰と会ったか、商談はどこまで進んだか、など毎日の営業活動の結果を日報画面に打ち込む。
Aサーバ―に蓄積されたこれらのデータは顧客別行動履歴(顧客別にどんなアプローチをしてきたか)、社員別行動履歴(各社員がどんな営業活動を行ったか)、物件別行動履歴(特定の商品を売り込むためにどんなアプローチを行ったか)、時間当たり粗利益順位表、未訪問客一覧表など、様々な形で取り出すことができ、経営者や管理者はこれによって営業活動を分析し、戦略を立てることができる。
Bこれにより情報の共有化、ペーパレス化が進むとともに、トップの迅速な意思決定が可能になった。
       
 
 【110603】 納期までの道筋が見えるようにする  

精密機械製造業の事例。営業がとってきた注文がCADによる設計→NCプログラマーによるCAMデータの作成→NCマシンによる切削加工→人手による仕上げ加工…など、納期までの工程をどこまで進んでいるかが、社内ネットワークで誰にも見えるシステムを作った。
ネット上の予定表と実績表に関係者一人ひとりが毎日どんな仕事をどれだけやったかを入力し、それを見て、納期を確認しながら仕事を進める。
たとえば、営業が商談中の物件は技術が見て準備を始めるし、設計がいつごろ完了するかがわかれば
、製造は材料を手配し、加工の日程を組む。工程と工程の間に隙間があれば、それが見え、それを埋めて納期を短縮しようという工夫が自然に生まれる。自分の担当領域で遅れを出せばそれも全員に見えるから、みんな必死になって頑張る。これによって、無駄がなくなり、納期が短縮されるとともに、一人ひとりの役割りが明確になり、結束が強まり、成果主義的傾向が強まった。
  

   
 
 【110604】 人・物・金の運用を最適化する  

消防自動車製造業の事例。受注は毎年7月ごろに集中し9月から翌年1月ごろまでが製造のピークになる。そこで、余裕のある時期に汎用品をつくり溜めしてきたが、それによって在庫が増えた。そこで、ピークの山を崩して残業を抑え、在庫を圧縮し、必要なものを必要なだけつくる体制をつくるためにERP(Enterprise Resources Planning)とよぶ統合業務パッケージシステムを導入した。
@製造・間接・販売など全部門の人・物・金の流れをリアルタイムにとらえるために関係者全員がそれをシステムに入力する。たとえば、製造現場では一人ひとりが「工数自動集計ボード」を持ち、その日、どのオーダーの作業に何時間かかわったかを入力する。これにより今の経営状態がどうなっているかがわかり、それをどう変化させれば結果がどう変わるかの見通しを立てることができ、最終的には貸借対照表まで自動的に作成できる。
Aこれによって、営業マンが受注したひとつひとつのオーダーをどんな順番でこなしていったらよいか、各受注品目を構成する部品をいつ手配するのがよいか、人をどのように配置し、工場間、部門間でどのように異動させればピークの山を崩せるか、ムダな残業をさせずに済むのか、などのシミュレーションが可能になる。その中の最適の選択肢を選んでいけば、誰が何をいつまでにするべきかの仕事のオーダーはコンピュータが出してくれる。
B人事・経理・事務作業など、
 人・物・金の最適の運用を考えてきたスタッフや管理監督者の仕事のかなりの部分はシステムが肩代わりしてくれるようになり、ムダな残業をすることなく、つくり溜めによって過剰な在庫をかかえることもなくなった。

   
 
【110605】 分散した工事現場を一元管理する   

[改善前]
住宅新築工事現場で仕事がどこまで進んでいるかは正確には現場に出向いて大工さんに聞かないとわからなかった。その結果、1軒の家を建てるための何百もの工程は、ひとつの仕事が完了してから次の手配をすることになりがちで、工程と工程の間には無数の隙間が生じていた。

[改善後]
このムダを排除するために、住友林業ではNACSS(Network Aided Construction Ssupport System)というシステムを開発導入した。
@設計担当者が住宅の設計仕様を決めるとき、部材の基本的な仕様をコンピュータに登録しておき、選択画面上で項目をクリックすると品番が入力されるようにした。これにより部材の発注書が自動的に作成できるようになり、将来は各現場で使う部材の発注を一本化して電子発注できるようにした。 
A設計仕様が決まると工事担当者は工事を引き受ける工務店や工事店のパソコンとNACSSのインフラをつなぎ、ネット上で相談しながら工事計画を作成する。関係者全員がこの工事計画を見ながら工事を進める。
B実際の工事がどのように進められたかは、大工や職人の携帯電話にNACSSから進捗状況を確認するメールを自動送信する。その回答が自動的に実績欄に書き込まれ、実際の工事がどこまで進んでいるかを関係者全員に見えるようになった。
これにより、全国4000の現場の仕事が一元的に管理できるようになり、大工、職員を含めた関係者全員の生産性を向上。注文住宅1軒を作るのに必要な日数を大幅に短縮した。

   
【110606】 在庫を抑え、新鮮な品揃えを可能にする   

コンビニエンスストアのPOS(Point of Sales、販売時点管理)システムは数千アイテムの商品について常に売れ筋商品を揃え、高度な鮮度管理を可能にしている。
コンビニのレジは店のパソコン(ストアコントローラー)につながっていて、品名・数量・販売価格などの情報を打ち込むとそのデータがパソコンに送られ、これにより時々刻々変化する在庫量が数千アイテムについて自動的に把握される。データの積み重ねによって季節ごと、曜日ごと、時間ごとの売れ行きを予想して、あらかじめ設定されたミニマム在庫量を切りそうなものについてだけ本部に発注すれば、配送センターから通常品については翌日、鮮度保証期間が短い弁当などは1日に数回納品される。このシステムの精度を高めることで、コンビニエンスストアでは常に在庫量を最小限に抑えつつ新鮮な商品を品揃えしている。

   
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