絵で見る創意くふう事典  》 第11章 TT化  》 D社内情報をネットで配信する
 
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TT化‐1105 D社内情報をネットで配信する BACK
イントラネットを使って組織内情報を配信した事例を集めました
  このページの掲載事例→ ●110501 会議室・応接予約をシステム化する
●110502 受付案内業務をシステム化する
●110503 電子掲示板で社内情報を伝える
●110504 設計関係書類を集約し共有化する
●110505 図書室利用案内をコンピュータ化する
●110506 社内百科を電子ライブラリーに登録する
●110507 小集団活動事務局業務をコンピュータ化する
●110508 人事労務情報サイトをつくる
 
 【110501】 会議室・応接予約をシステム化する  

従来受付に電話して申し込んでいた会議室・応接室の予約を、各職場のパソコンから直接予約できるようにした。予約状況一覧画面から空室のマークをクリックすると予約画面が現れ、そこで、時間・人数・予約者名・電子メールアドレスを入力する。

   
 
 【110502】 受付案内業務をシステム化する  
 [改善前]
受付カウンターに電話機と電話番号が置かれ、来訪者は電話番号簿で内線電話番号を探し出し、担当者を呼び出すのだが、異動や組織変更のつど電話番号簿を変更しなければならず、また、社内組織が詳細に把握できる電話番号簿を外部の人の見えるところに置くのは機密上問題があった。

[改善後]
タッチパネル、電子電話帳システム、電話機を組み合わせ、画面の案内に従ってタッチするだけで、部署や担当者を呼び出せる受付案内システムを作った。これにより、来訪者は電話番号を知らなくても相手を呼びだすことができるようになり、電話番号の変更も人手をかけずに受付案内システムに反映させることができるようになった。
       
 
 【110503】 電子掲示板で社内情報を伝える  

社内通達文書、新製品紹介、研修日程、各種帳票などを電子掲示板に掲示してネットワークを通じて各人のパソコンから自由に見られるようにした。これによって社内の情報を瞬時に伝えることができ、社内情報の共有化が進み、回覧やファイリングの手間が減った。

   
 
 【110504】 設計関係書類を集約し共有化する  

[改善前]
電力会社の配電計画課が電柱の新設や移設のために関係機関への提出書類を作成するとき、様々なルールを確認する必要があり、本店から社内ネットで送られてくる周知事項を確認しなければならない。このとき膨大なファイルのどこに自分たちに関係するものがあるのかわかりにくかった。また、官公庁への提出書類は種類が多く、それらをそろえて手書きするのも時間がかかった。
 

[改善後]
@「ここを開ければ設計がわかるよ!」という配電計画課独自のサイトをつくり、本店からの周知事項などの中から使用頻度の高いものをここに集約し、表題をクリックすればオリジナルのファイルにリンクできるようにした。
  
 
A各申請書の様式をみんなで手分けしてパソコンでデジタル入力しておき、必要に応じてそれを自分のパソコンにダウンロードして画面上で記入できるようにした。  
 
 
【110505】 図書室利用案内をコンピュータ化する   

[改善前]
図書室担当者は他の業務と兼務のため席を外しがちで、図書室利用者に不便をかけていた。

[改善後]
ホームページビルダーを利用して図書室利用案内を作成し、図書室のパソコンに表示させ、担当者がいなくても所蔵図書の検索、図書の借り方、返し方、文献検索の利用法などが見られるようにした。また、社内ネットワークを利用して社員が自分の席から図書室にどんな本があるかを調べられるようにした。  

 
 
【110506】 社内百科を電子ライブラリーに登録する   

各部門の女性社員は営業事務とともに庶務的業務を担当していたが、その内容に共通するものが多かった。そこで女性社員の代表が「社内百科」として1冊にまとめ、女性社員全員に配布。その後、その内容を電子ライブラリーに登録し、ネットワークを通じて誰でも見られるようにした。  

 
 
【110507】 小集団活動事務局業務をコンピュータ化する   

[改善前]
小集団活動事務局は現場からの情報収集と現場への情報発信のための事務でいつも多忙だった。

[改善後]
社内ネットワーク上に
小集団活動のホームページを作成。現場からの情報収集と現場への情報発信がネット上で行えるようにした。
@ネットワークを通じてサークル登録ができるようにした。登録は自動的に集約され、サークルやテーマの一覧をどこからでも見ることができ、検索できるようになった。
A全社発表会のために各サークルがPOWERPOINTで作成した発表資料は一定期間ホームページに掲示することとし、これにより報文集の印刷を廃止した。
B全社発表会のアンケートもネット上に掲示し画面上で回答を入力できるようにした。これにより、結果は自動集約され、リアルタイムで表示できるようになった。
Cイベントや研修の開催案内をネット上に掲示。申し込みも集約結果の閲覧もできるようにした。
Dサークル活動の進め方、管理手法の使い方など教育訓練テキストを常時掲示した。一部のテキストは英語版も作り、海外拠点でも活用できるようにした。
E各事業所の事務局担当者間はネット上のバーチャル会議で日常的にコミュニケーションし、定例会議の進行の効率化を図った。

 
 
【110508】 人事労務情報サイトをつくる   

[改善前]
人事労務課は支店内の従業員に向けて様々な情報を発信していたが、それについての電話による問い合わせがしばしばあった。

[改善後]
社内ネット上に
人事労務情報サイトを作り、人事・労務・厚生・安全・健康管理などの情報が常時見られるようにした。
@人事労務情報サイトを「じんろう本舗」と名付け、専用アイコンを作って、これをクリックすることで必要な情報が見られるようにした。
A掲載項目を人事・労務・厚生・安全・健康管理などのカテゴリー別に分類し、必要な項目をすぐに探し出せるようにした。
Bイラストを活用して親しみやすい画面にした
C標準的な文字サイズを12ポイントに統一した。
D画面上の改行位置と印刷時の改行位置が一致するように、画面上では一定位置で強制改行させた。
E重要な箇所は文字を大きくして目立つようにした。
F説明が必要な語句はポップアップ機能を利用してカーソルで触れれば説明が出てくるようにした。
GQ&AはQだけを表示しておき、セクション機能を利用してQを選択すれば先頭の三角形が下向きに変わってAが表れるようにした。

   
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