絵で見る創意くふう事典  》 第11章 IT化  》 C電子メールを活用する
 
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TT化‐1104 C電子メールを活用する BACKNEXT
電子メールを活用して相互コミュニケ―ションを活発化した事例を集めました。
 このページの掲載事例→        ●110401 電子メールで報告・連絡する  
 ●110402 業務報告を電子メールで送る  
 ●110403 方針策定作業を電子メール化する  
 ●110404 電子メールのマナーを決める  
 ●110405 パソコン上で稟議決済する  
 ●110406 販促資料を電子メールで送る  
 
 【110401】 電子メールで報告・連絡する  
本社のホストコンピュータと各事業所のサーバーを全社の端末機につないだネットワークが完成した。これにより、電子メールが交換でき、社内通達文書を電子掲示板で見ることができるほか、スケジュール管理、会議室予約、社員の氏名、部署、電話番号の検索、パソコンからのダイレクトのファクシミリ送受信ができるようになった。
@電子メールを送信するにはパソコン上で文書を作成し、宛先のID番号をインプットして「発信」を選択すれば、相手は1人でも複数でも、ある部署の全員を指定することもできる。  
A発信されたメッセージは一旦サーバーに保存される。相手がそれを見るには、自分のID番号とパスワードを入力すれば、受信メールの一覧の画面が表れる。  
B画面上に表示された「未」のメールにカーソルを置いて「実行」キーを押すとサーバーからメッセージが呼び出される。呼び出したメッセージは自分のパソコンに保存したり、編集したり、コメントを付けて転送することができる。  
 
【110402】 業務報告を電子メールで送る   
[改善前]
業務報告書は課員が毎週課長宛てに紙で瀬移出していた。そのため、課長が部長に業務報告するとき、その内容をもう一度書き直さねばならなかった。
 
[改善1]
フロッピーで提出することにした。これによって課長はその内容をワープロで打ち直すことなく、直接編集して部長宛ての業務報告書を書くことができるようになった。
 
[改善2]
電子メールで送ることにした。これによって離れた事業所からもリアルタイムで報告書が届き、パソコンとモデムさえあれば出張先からも報告書を見たり、送ったりできるようになった。
 
 
 【110403】 方針策定作業を電子メール化する  
 [改善前]
会社方針に基づいて部門方針を策定するとき、企画部門が紙のフォーマットを各部門に送り、各部門がそれにそれぞれの方針を記入して企画部に提出し、企画部がそのサマリーをワープロ化して、各部に送付して内容を調整していた。

[改善後]
企画部から電子メールで各部門にフォーマットを送信して記入を依頼。各部門はそれに方針を記入して企画部に返信することにした。企画部ではそれをEXCELのソート機能を利用してサマリー表に変換。サマリー表を各部門に返信して、各部門と内容調整することにした。これによって企画部門でのワープロ打ちがなくなり、やりとりの時間が短縮された。
 
 
 【110404】 電子メールのマナーを決める  
電子メールは相手に瞬時に届けることができるから、その送受信は手紙とは違うマナーが必要になる。そこで、職場の関係を織り込んだエチケットを次のようにまとめた。
 
 
【110405】 パソコン上で稟議する   
[改善前]
従来の稟議は決裁権を持った人たちの間で髪を回して順番に判をつくため、時間がかかった。 

[改善後]
グループウエアの「承認システム」を利用することにした。たとえば、商品の値引きなどを利用するとき、文書フォームにその内容を記入し、承認者名欄に氏名を記入してマウスでクリックする。メールはパスワードを入力しないと開くことができないから、他人が承認欄をチェックすることはない。また、承認、保留、否決の結果は順次記録されて、後の人には誰が承認したか否決したかが見える。 
 
 
 【110406】 販促資料を電子メールで送る  
[改善前]
新商品の特徴を解説した販促情報は、本社から全国の営業所に向けて印刷物を配布していた。 

[改善後] 
全国の営業所を結んだマルチメディア対応のネットワークを作り、これを利用して販促資料を電子メールで送り、営業所でプリントアウトして代理店や末端小売店に配るようにした。また、放映前のTVコマーシャルのビデオ映像や、販促事例や店頭レイアウトの成功例をビデオカメラで撮影してサーバーに送り、全国の拠点でそれぞれをを電子掲示板で見て参考にできるようにした。
 
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