絵で見る創意くふう事典  》 第11章 TT化  》 Bコンピュータでデータ処理する
 
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TT化‐1103 Bコンピュータでデータ処理する BACKNEXT
コンピュータのデータ処理機能を使って情報検索を容易にした事例を集めました。
  このページの掲載事例→   ●110301 自己申告内容をEXCELでまとめる
●110302 農業者年金申請データをコンピュータ化する
●110303 監視マニュアルのインデックスを作る
●110304 検証報告書の検索をコンピュータ化する
●110305 別誂注文書をコンピュータ化する
●110306 出張準備業務をコンピュータ化する
●110307 社員提案をデータベース化する
●110308 パッケージデザインをデータベース化する
●110309 社員名検索をコンピュータ化する 
●110310 教育管理情報をデータベース化する
●110311 不具合処理情報をデータベース化する
●110312 営業関連文書をどこからでも呼び出せるようにする
 
 【110301】 自己申告内容をEXCELでまとめる   
[改善前]
社員が毎年提出する自己申告書には仕事上の問題点や要望事項が書かれている。直属上司はそれを読んで個別に対応していたが、会社として組織的な対応は十分にできていなかった。
[改善後]
社員から提起された問題を管理者の共通課題として解決していくために、全社員の自己申告書の記述内容をEXCELで集約して全管理職に配布した。
@記述内容をEXCELの1セルごとに1項目ずつ箇条書きした。
A記述内容に応じて、作業改善(グループNo.1)、指導援助(No.2)、環境問題(No.3)、コミュニケーション(No.4)、仕組改善(No.5)…など15グループに分類。各項目にNo.をつけた。
Bグループ番号ごとにデータを並べ替えた。
Cグループごとの項目数を数えて一覧表にまとめ、どういう要望や指摘が多いかがひと目でわかるようにした。
  
 
 
 【110302】 農業者年金申請データをコンピュータ化する  
 [改善前]
農業者年金の申請資料は一部がワープロ化されていたが、ワープロであるため検索できず、組合員や関係機関からの問い合わせに即座に答えることができなかった。
   [改善後]
EXCELを利用して申請資料の中の重要事項をパソコンに入力した。これによって検索が容易になり、問い合わせの回答に要する時間が半分ですむようになった。 
     
 
 【110303】 監視マニュアルのインデックスをつくる  
[改善前]
工場の監視ルームで設備の障害に対応するとき対応マニュアルが30冊600項目以上あって該当するマニュアルを探すのに時間がかかった。
[改善後]
EXCELで監視マニュアルのインデックスファイルを作成し、キーワードを入力すると該当するマニュアルの項目が表示されるようにした。 
 
 
 【110304】 検証報告書の検索をコンピュータ化する  
 [改善前]
検証報告書は1231件(ファイル数65冊、32000枚)が書庫に保管されているが、台帳は手書きで記入方法が統一されておらず、コピーの依頼があったとき探し出すのに時間がかかった。

[改善後]
台帳をEXCELで作成。納入先、供試品名、試験名等を打ち込むと必要なファイルを瞬時に検索できるようにした。
   
 
 
【110305】 別誂注文書をコンピュータ化する   
[改善前]
家紋入りの風呂敷、袱紗、お盆などの注文が入ったとき加工業者に別誂注文書を発行する。このとき、家紋の名称や図柄の名称をいちいち漢字を調べて手書きするのに時間がかかり、また、加工品が出来上がってきたとき該当する伝票を探し出すのに時間がかかっていた。
   [改善後]
データベースソフトを利用して別誂注文書発行システムを作り、家紋と図柄の名称をコンピュータに記憶させてコードNo.を入力すれば漢字が表示されるようにした。また、注文番号を入力することで該当注文書を瞬時に検索できるようにした。
     
 
【110306】 出張準備業務をコンピュータ化する   
[改善前]
社員が出張するとき庶務担当者は時刻表を頼りに経路や料金を調べて出張旅費を計算し、出張承認票を作成。総務室長の承認を経て出張者へ出張旅費を渡していた。
[改善後]
データベースソフト(EXCEL)と交通情報ソフト(駅すぱーと)を利用して出張承認票作成プログラムを作成し、経路と料金を自動的に探索し、簡単な操作で出張承認票が作成できるようにした.
  
 
 
【110307】 社員提案をデータベース化する  
社員提案、標準書類、マニュアル、施工要領書、設計図、施工図などをすべて光ファイリングシステムにインプットした。これにより、社内イントラネットを通じて、たとえば「配電設備」「空調機」「営業情報」などのキーワードを指定すればそれに関連するすべての情報を呼び出すことができるようになった。 
 
 
【110308】 パッケージデザインをデータベース化する   
[改善前]
商品のパッケージデザインを設計するとき、過去のデザインを参考にしてそれに改良を加えるが、参考となる過去のデザインを探すのに時間がかかった。

[改善後]
社内外で開発されたあらゆる分野のパッケージデザインをデータベース化して品目と条件ごとに適合するデータがすぐに検索できるようにした。たとえば、新しい掃除機のパッケージデザインを検討するときには、このシステムによって過去の各種の掃除機のパッケージデザインを瞬時に呼び出すことができる。
   
 
【110309】 社員名検索をコンピュータ化する  
[改善前]
社員の情報を調べたいとき、所属名、アイウエオ順の社員一覧表で調べていたが、検索に時間がかかり、組織変更が反映されていない場合があった。また、1部しかないため、誰かが使用していると使えなかった。
 
   
[改善後]
最新データをデータをコンピュータに入力しておき、ネットワークを通じて誰でも最新情報が見られるようにした。社員の一覧表を社員番号順、アイウエオ順、所属コード順で検索できるようにし、また、社員名や所属部署名は1文字以上入力すれば、該当する名前がすべて表示されるようにした。
これによって1件について1分近くかかっていた検索が瞬時にできるようになった。
   
 
【110310】 教育管理情報をデータベース化する   
[改善前]
保全専門技能教育のトレーナーは指導教育のほか、受講記録の作成、合格通知表の発行などの事務処理を行なっていたが、ワープロによる帳票管理が基本で、書類作成のたびに所属、氏名、上司氏名など同じことを何度も記入しなければならなかった。

[改善後]
ACCESSを利用して各コースの受講生データをデータベース化し、帳票フォーマットと受講者名を指定するだけで受講者の個人データを記入した書類が自動作成できるようにした。
 
 
 
【110311】 不具合処理情報をデータベース化する    
[改善前]
通信設備、制御設備の不具合処理の内容は紙ベースの「事故障害速報」に記録しファイルしていたが、問合せがあると膨大なファイルの中から該当ページを探すのに時間がかかった。
 [改善後]
@Lotus Notesを利用して「事故障害速報」をデータベース化し、各担当者のパソコンから入力し、内容を見られるようにした。
A発生年度別、発生箇所別、装置別、完了・未完了別、部門別…などに応じて検索したり集計できるようにした。
   
B用語の意味がわからないために記入洩れや記入ミスが発生するのを防止するために、わかりにくい項目についてはその項目をクリックすると画面上にコメントが表示されるようにした。

C不具合の発生から本復旧までの不具合処理時間を自動的に計算して表示されるようにした。
 
【110312】 営業関連文書をどこからでも呼び出せるようにする    
[改善前]
パソコンの1人1台体制ができていたが、書類の形式も、保管方法もバラバラで、担当者がいなければ仕事が前に進まず、業務処理に時間がかかりすぎていた。

[改善後]
@見積書、注文書などの社内帳票をEXCELで作成し。標準化した。また、作成した帳票に誰でもアクセスできるように文書名を統一した。
AACCESSの自動文書リンク機能を利用して文書を作成すると自動的に文書番号をつけて保存できるようにした。これにより紙による登録台帳を廃止した。

B関係文書リンク機能を利用して、顧客管理画面から顧客詳細画面を呼び出し、顧客詳細画面から保守契約の有無を確認。保守契約を結んでいる製品についての点検報告書やシステム構成画面を呼び出せるようにした。これによってお客様の問合せに即座に答えることができるようにした。

C営業担当者別に月ごとに分類別の集計票を瞬時に出すことができるようにした。
   
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