絵で見る創意くふう事典  》 第11章 TT化  》 Aパソコンで計算する
 
 TOP 編集のねらい 5S 安全 品質 作業 治工具 設備 省力 環境 コスト 事務 IT化 組織 顧客 地域 探訪記 解説 総目次 索引
 
TT化‐1102 Aパソコンで計算する BACKNEXT
パソコンの表計算機能を使って省力化した事例を集めました。
  このページの掲載事例→ ●110201 ワープロで切手使用枚数を計算する
●110202 賃金計算資料をパソコンで作る
●110203 薬代の集計を自動化する
●110204 工場食をパソコンでとりまとめる
●110205 梱包・物流見積を自動化する
●110206 アルミ面格子見積を自動化する
●110207 修理費の予算と実績をパソコンで管理する
●110208 総費用管理データの集計を自動化する
●110209 アンケート集計をコンピュータ化する
●110210 勤務統計管理をコンピュータ化する
 
 【110201】 ワープロで切手使用枚数を計算する  
 [改善前]
切手の使用枚数を電卓を使って計算していた。

[改善後]
ワープロの表計算機能を利用して右のような表組みを作り、あらかじめ計算式を入力しておいて、数値を打ち込むだけで残枚数が自動計算できるようにした。
   
 
 【110202】 賃金改定資料をパソコンで作る  
 [改善前]
労働組合との賃金改訂交渉の中で、賃金のどの部分をいくらに設定したら必要原資がどのように変化するかを正確に調べるには、それぞれの条件のもとで各人の賃金額を試算しそれを合計する必要がある。従来はその作業を人事課のスタッフが電卓によって行なっていたが、交渉の中で条件が変化する度に計算に3〜4時間がかかっていた。

[改善後]
EXCELを使って、全従業員の年齢、勤続年数、資格等級と号俸、人事考課結果をあらかじめ入力しておき、年齢給単価、勤続給単価、各職能等級の号差金額を入力すると、各人の基本給金額と各等級ごとの必要原資および総原資が自動計算できるようにした。これにより賃金原資の計算が数分でできるようになった。
 
 
 【110203】 薬代の集計を自動化する  
 [改善前]
健康保険組合に家庭常備薬を申し込んだ社員の給与から代金を天引きするために薬代金を集計するとき、手計算で行なっていた。数十項目の薬名が並んだ大きな表の該当欄に100人を超える人数について個人名、社員番号、申込個数を転記するのは手間がかかり、転記ミスがないかどうかを確認するために何度も申込書との読み合わせが必要だった。
   [改善後]
作業をパソコン化し、薬の商品名を品番化し、社員番号、商品番号、申込数だけを入力するようプログラムを作成した。
@個人名は社員番号に対応させてオフコンより呼び込まれる。
A3種類の数字を入力するだけで個人別の負担額の計算、総括表の作成、給与天引用入力表作成までの一連の作業がキーを押すだけで実行される。
Bひとつのデータからそれぞれの表を作成しているため原本(個人申込書)との読み合わせは1回で済む。
 これにより、毎月3日間を要していた薬代の集計が3時間でできるようになった。
     
 
 【110204】 工場食をパソコンでとりまとめる  
 [改善前]
各職場の係長は月末に翌月分の毎日の昼食弁当の申し込み用紙を庶務担当に提出し、庶務担当はそれを1週間分ずつ書き写して食堂へFAXで注文していた。
   [改善後]
係長はEXCELで作成した係員の一覧表に、弁当が必要なときは1、欠食の時は0を入力して部共通のサーバーに保存。このデータを庶務担当のファイルにリンクさせ、自動的に合計値を計算し、庶務担当はプリントアウトせずに直接パソコンからFAXして食堂に注文できるようにした。
     
 
【110205】 梱包・物流費見積りを自動化する   
 [改善前]
補修部品を受注したとき、部品名、仕様、数量などからそのつど梱包の形態を想定し、輸送距離を調べ、材料費、梱包費、物流費などを手計算とパソコンで計算して見積書を作成していた。
   [改善後]
補修部品を品番化し、品番ごとに梱包方法、輸送方法を標準化して、梱包費、輸送費の単価テーブルを作成。これをもとに品番と数量、納入先の郵便番号を入力するだけで自動的に見積書ができるようにした。
     
 
【110206】 アルミ面格子製品見積りを自動化する   
[改善前]
アルミ面格子製品の見積書を作成するとき工事仕様書図面から、型番と面格子の高さと幅を読み取って、ブラケットの数、必要な加工の種類と加工箇所、金具の種類と数を判断し、それぞれの単価をかけて見積金額を算出していた。 
   [改善後]
標準見積内容をあらかじめパソコンに記憶させておき、型番と面格子の高さと幅を入力すれば、ブラケットの数、必要な加工の種類と加工箇所、金具の種類と数を自動的に判断し、自動的に見積もりができるシステムを作った。これにより見積もり時間が大幅に短縮された
     
 
【110207】 修理費の予算と実績をパソコンで管理する   
[改善前]
工場の修理費の予算管理のために庶務担当は毎月各課に修理予定表を配布し実績を記入してもらったものをまとめて一覧表に書き写し、課長に提出していた。 
  [改善後]
LANでつながっている全ての職場から読み書きできるオープンファイル上にEXCELの表を作成し、そこに実績を入力してもらうよう各課担当者にメールで依頼することにした。各課の入力が完了すると自動的に予算と実績の差額の一覧表ができ上がる。 
     
 
【110208】 総費用管理データの集計を自動化する   
[改善前]
製造原価と費目別、直別の費用内訳の推移グラフを作成するとき、項目別に集めたデータを手作業で集計して、それをパソコンに入力していた。

[改善後]
ACCESSを利用して原価管理ソフトを作成。コマンドボタンを押せば各項目の入力画面が出て、集めたデータをそのまま入力でき、メインメニューのグラフのボタンを押せば自動的にグラフが出てくるようにした。 
   
 
【110209】 アンケート集計をコンピュータ化する   
[改善前]
毎年各事業所で開催している改善事例展示会の来場者アンケートは従来手集計をしていたので、集計結果が出るまでに10〜15日かかっていた。
 
   
 [改善後]
ACCESSを利用してアンケート集計システムを作成し、担当者がアンケートを回収の都度インプットしていけば、即座に集計結果が出せるようにした。

@展示会が始まる前にアンケート項目に応じてシステムのテーブルを更新。
   
Aアンケートを回収して入力画面に従って入力する。    
BEXCELに保存したデータは様々なグラフの形で取り出せる。    
 
 
【110210】 勤務統計管理をコンピュータ化する   
各人の時間外、年休、代休等のデータは当初手書きで集計していたが、表計算ソフトで自動集計するようにし、その後ACCESSを利用して次のようなデータ加工ができるようにした。

@ACCESSによる勤務統計管理システムの左下のメインフォームの「入力編集」ボタンを押すと右のような「入力フォーム」が開く。
 
 
Aここにデータを入力し「勤務統計表」のボタンを押すとデータがEXCELにエクスポートされ、下のような表が現れる。この表を課内の共通フォルダーで公開することで、主任や係長はいつでも最新のデータをみることができるようになった。
 
Bメインフォームの「年休行使」ボタンを押すと右のようなフォームが開き、勤労から送られてくる年休チェックリストとのチェックが容易になった。
 
Cメインフォームの「時間外チェック」ボタンを押し、パラメーターで何月に何時間以上時間外労働をした人という条件設定をすれば右のような該当者の一覧表が現れる
 
 ▲ページトップへ