絵で見る創意くふう事典  》 第11章 IT化  》 @パソコンで文書を作成する
 
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TT化‐1101 @パソコンで文書を作成する BACKNEXT
ワープロ、パソコンを使って文書作成を省力化した事例を集めました。
 このページの掲載事例→       ●110101 祝儀袋にワープロで印字する  
 ●110102 筆耕業務をワープロ化する  
 ●110103 取扱説明書をワープロで編集する  
 ●110104 社内発表資料をパソコンで作る  
 ●110105 社内報をパソコンで編集する  
 ●110106 納品書督促状宛名を差込印刷する  
 
 【110101】 祝儀袋にワープロで印字する  
 [改善前]
祝儀袋をワープロで印刷するとき、厚みやサイズがプリンターに合わず自動給紙されないので、1枚ずつ手で位置決めし、手で抑えながら印刷しなければならなかった。また、祝儀袋がうまく送られず、印字が斜めになったり、途中で引っかかったりして失敗が多かった。

[改善後]
B5用紙の真ん中を祝儀袋の大きさに切り取り、裏には透明のビニールシートを貼って、そこに祝儀袋をはさんで印刷するようにした。
 
 
【110102】 筆耕業務をワープロ化する   
[改善前]
表彰状、挨拶状、式次第、のし袋などの筆耕業務は特殊技能が必要で適任者が少なく、一部を外注化していた。

[改善後]
筆耕業務をワープロ化した。表彰状や感謝状は用紙が変形サイズで金粉がついているため直接ワープロに印字できない。そこで次のように工夫した。
@表彰状、感謝状はワープロで白紙に印字し、賞状用紙に拡大コピーすることにした。
A複写機のカセットに用紙サイズに合わせてガイドを取り付け、変形用紙に複写できるようにした。
B複写機メーカーから講習を受け、複写機の定着部についた金粉の汚れを自分たちで取り除けるようにした。
 
 
 
 【110103】 取扱説明書をパソコンで編集する  
 [改善前]
製品の取扱説明書を作成するとき、写植打ちした文字や図面を切り貼りしてレイアウトしていた。

[改善後]
DTPソフト(Page Maker)を使ってパソコンの画面上で編集することにした。画面上で自由に切り貼りができるので作業性が向上し修正時間も短縮された。
 
 
 【110104】 社内会議発表資料をパソコンで作る  
 [改善前]
社内会議の発表をOHPで行なっていた。
@発表原稿をワープロで作成。
A原稿を紙に打ち出し、透明フィルムにコピー。
B強調したい部分はマーカーで色を塗ったり、色のついたフィルムを貼り付ける。
Cプロジェクターの上に透明フィルムを乗せてスクリーンに投影し発表する。
[改善後]
プレゼンテーションソフト(Power Pointを利用してパソコンで発表資料を作成した。ワープロと同じ要領で原稿を作り、ソフトの中で用意されている様々なデザインや色やイラストを選択すれば画面上で発表原稿ができ上がる。パソコンをプロジェクターに接続すればそのままスクリーンに投影することができる。これにより、資料作成時間が短縮され、洗練されたデザインで効果的な発表が可能になり、また、資料のファイリングが不要になった。 
   
 
【110105】 社内報をパソコンで編集する   
[改善前]
社内報はかつて手書きの原稿とレイアウト指定、写真・イラストを印刷業者に渡し、印刷業者はレイアウト指定の基づいて原稿を写植打ちし、写真・イラストを貼りこんで版下を作り、印刷していた。 
 
 [改善1]
1989年より写植打ちを廃止しワープロ画面上にレイアウト通りに文字を打ち込んだものをプリントアウトして印刷業者に渡すことにした。レイアウトと写植打ちの工程が省かれ印刷コストが削減された。
 
 [改善2]
1996年からワープロをパソコンに切り替えた。各編集委員から集まった原稿を社内報担当がパソコン(MAC)で編集。写真・イラストはスキャナーで取り込み、画面上で完全版下を作成し、データを印刷業者に渡すことにした。これにより印刷所での写真製版の工程が不要になった。
 
 [改善3]
1997年からは社内パソコンネットワークの完成にともない。各編集委員はパソコンで原稿を作成し、電子メールで社内報担当宛てに送信することにした。これにより原稿のパソコン入力の工程が不要になった。
 
 
 【110106】 納品書督促状宛名を差込印刷する  
 [改善前]
納期遅れの業者名のリストを見て、コピーした督促状に会社名と担当者名を記入してFAXしていた。

[改善後]
ACCESSで作成した業者リストに納期遅れ区分欄を設け、納期遅れがないものには「0」、納期遅れがあるものには「1」を入力。区分「1」だけを選び出して督促状に自動的に業者名と担当者名を差込印刷できるようにした。
 
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