絵で見る創意くふう事典  》 第10章 事務  》 E会議を効率化する
 
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事務‐1006 E会議を効率化する  BACKNEXT 
このページの掲載事例→         ●100601 会議通知書を標準化する   
 ●100602 会議室使用状況をカンバン化する
 ●100603 月例会議を統合する
 ●100604 情報伝達だけの会議を廃止する
 ●100605 会議時間を削減する
 ●100606 会議時間の経過をアラームで知らせる
 ●100607 会議を1時間以内で終わらせる
 ●100608 電子メールでバーチャル会議をする
 ●100609 遠隔地間でテレビ会議をする
 ●100610 コンカレントエンジニアリングで開発時間を短縮する
 
【100601】会議通知書を標準化する  

会議の目的、議題、要出席者などの明確化を徹底するために、会議通知書の様式を右のように標準化した。
   
 
【100602】会議室使用状況をカンバン化する  
[改善前]
会議室の予約は台帳で管理していたが、余裕を見込んで予約されるため、予約があっても実際には使用されていない場合があった。

[改善後]
会議室の使用は原則として2時間以内とし、使用状況カンバンを事務所内にかけ、いつどこが開いているかを一目でわかるようにした。
 
 
【100603】月例会議を統合する  
課内月例会議と改善事例発表会議はいずれも月に1回開かれ、課長以下組長までの職制が出席していた。そこで、2つの会議を統合した。  
 
 【100604】情報伝達だけの会議を廃止する  
 [改善前]
生産管理部と営業部による「販売内示予備会議」が月に1回開かれており、ここでは営業部から生産管理部へ販売状況と販売見通しの情報が伝えられていた。

[改善後]
販売状況については営業部から生産管理部に販売実績速報を送付し、将来の販売見通しについては別の定例会議の席で生産管理部に伝えることにして、「販売内示予備会議」を廃止した。
   
 【100605】会議時間を削減する  
 次のような方法で、会議開催時間を10分の1に削減した。
@3人以上の会議を「会議」とみなし、部門ごとに現在開かれている会議をすべてリストアップ、会議の目的、開催頻度、出席者を見直した。
A会議のルールを次のように決めた。
・会議室を予約制にする。
・会議の開催時間は1時間以内とする。
・同一部門からの複数出席を禁止する。
・水曜日と金曜日を会議ゼロの日とし、事務効率化部会メンバーが会議室や食堂をパトロールして厳守を呼びかける。
B会議効率化のために次の方法を奨励した。
・出席者に予め議題を知らせ、十分に準備の上会議に望ませることにした。
・単なる通知・連絡は回覧板・掲示板・歩きながらの打ち合わせなどを活用する。
   
 
【100606】会議時間の経過をアラームで知らせる  
会議時間の経過を気づかせるために、目覚まし時計で1時間ごと、終了10分前、終了予定時刻にアラームをセットしておき、鳴らすことにした。    
 
【100607】会議を1時間以内に終わらせる  
[改善前]
1回の会議に4時間も5時間もかかっていた。

[改善後]
次のようにルール化することで、会議を1時間で終わらせるようにした。
@あらかじめ議案書を作成し、会議前日までに出席予定者に配布しておく。
A今後の活動計画の中で他部門の協力を得たい点や了解を得ておかねばならない点を議案書の中に明記しておく。
B会議では議案書に記載されていた検討の必要な事項について審議する。

これにより、メンバーは議題についてあらかじめ十分な考察をした上で会議に臨むようになり、会議時間の短縮に大きな効果があった。
   
 
【100608】電子メールでバーチャル会議をする  

電子メールでメッセージの交換を続けると、ちょうど会議しているような感じになる。交換されたメッセージは当初は、サーバーの中で消えていったから、途中から会議に参加した人はそれまでの経緯がわからなかった。そこでテーマごとのメッセージのやりとりがサーバーの中で蓄積されるようにしたシステムが作られた。これを利用した意見交換は「バーチャル会議」と呼ばれ、テーマについての意見交換の過程を議事録を繰るように振り返ることができる。また、それぞれが自分の席で空いた時間にパソコンをたたきながら意見交換を進めることができ、日時を決めて集まる必要がない。
   
 
【100609】遠隔地間でテレビ会議をする  
 
S社では大阪本社と東京本社をISDNで結び、テレビ会議ができるようにした。双方の会議室には各2台のテレビとテレビカメラが、大阪ではビデオプロジェクターが供えられている。2台のテレビのうち1台は相手会場の全景を写し、もう1台は発言者を大写しする。資料を掲示する時はパソコンとテレビを接続してパソコンと2台のテレビのうちどちらかに映し出す。
このシステムができてからは、出張コストがISDNの通信費用を上回る会議はテレビ会議を利用することがルール化された。これによって、重役会議をはじめ、4〜5人以上の会議のほとんどはテレビ会議で行われるようになった。
   
     
 
 【100610】コンカレントエンジニアリングで会議開催時間を短縮する  
 [改善前]
コダック社の従来のカメラの開発方法は次の通りだった。
まずカメラボディの設計担当者がボディを設計し、次いで別の設計者がシャッターを設計し、続いて別の設計者がフィルム先送り機構を設計するというように前のステップが終わってから次のステップに移っていく。この方法による開発期間は70週だった。
同じ基本デザインの下で各パートが同時並行で設計し、最後に統合する方法も行われたが、それでも途中でひとつのグループが基本デザインを変更すると、他のグループは振り出しに戻ってやり直さなければならず、やはり時間がかかった。
 [改善後]
競合する富士写真フィルムが、フィルム付き使い捨てカメラを発表したとき、コダック社は早急にそれに対抗する商品を開発する必要に迫られた。そこで次のような方法で開発期間を約半分の38週にまで短縮した。
@製図台で設計する代わりにCAD/CAMシステムによってコンピュータワークステーション上で設計することにした。
A各担当者が行った仕事はひとつのデータベースに集められ、各担当者は毎朝他のパートの仕事の結果を確認しながら、自分のパートの仕事をすすめる。もし誰かの仕事の結果が自分の仕事に影響する場合には、直ちに変更できる。
     
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