絵で見る創意くふう事典  》 第10章 事務  》 D仕事の分担を見直す
 
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事務‐1005 D仕事の分担を見直す  BACKNEXT 
このページの掲載事例    ●100501 市税収納課を地区担当制から機能別担当制に変える 
 ●100502 支払業務を1人に集注する 
 ●100503 ピン作り作業を分業する 
 
【100501】市税収納課を地区担当制から機能別担当制に変える   
[改善前]
市税に滞納が発生したとき、督促、催告、調査、差押などによって完納に導くのが、市税収納課の仕事である。兵庫県川西市の場合、従来は「地区担当制」で、一人ひとりがそれぞれのやり方で担当地区の督促、催告、調査,差押にあたっていたが、、その結果、仕事の進捗や滞納者との交渉方法にバラツキが生まれた。

  [改善後]
そこで、「機能別担当制」に改めて、職員を催告班、調査班、差押班に分けた。担当は1ヵ月ごとのローテーションで交代する。全体の進捗状況を見ながら各班が専門的・集中的に対応するので、たとえば差押の種類が、換金に時間のかかる不動産から、すぐ税金に充当できる預金・給与・保険金の割合が高まるなど、仕事の効率が高まった。この結果、市税収納課の職員数は2008年度に18人で徴収率90.2%だったが、2010年には職員数15人で90.7%にまで上昇。上昇率は県下でトップになった。
 
     
 
【100502】支払業務を1人に集中する  

[改善前]
県の土木工事の入札・契約に関わる事務を行っている建設総務課では,道路や河川など事業分野ごとに担当者が決まっており,その担当者が契約から支払いまでの事務を担当していた。工事代金の請求書は各担当者に回されるが,担当によって手持ちの工事件数に多い・少ないがあり,支払以外の入札・契約事務とも重なって,請求書の取り扱いが遅れることがあった。また,遅れていても,そのことが外から見えにくかった。

 [改善後]
支払業務を各担当から切り離し,非常勤職員1人に担当させ,請求書を受領すると専用の請求書置き場に置いて,支払担当が支払期限を見ながらそれを次々処理していくことにした。これにより,仕事の見える化が図られ,支払い時期が集中したときにどれくらいの応援が必要かも判断しやすくなった。

 
   
 
 【100503】ピン作り作業を分業する  
■アダムスミスの「国富論」の中に、ピンをつくるときどのような分業が行われているかを描いた箇所がある。

■「1人が針金を引き伸ばし、次の人がそれをまっすぐにし、3人目がこれを切り,4人目がそれをとがらせる。5人目は頭部をつけるためにその先端を磨く。頭部を作るのにも2つか3つの別々の作業が必要で、それをつけるのが特別の仕事であるなら、ピンを白く光らせるのもひとつの仕事。ピンを紙に包むのさえ、それだけでひとつの職業なのである」

■分業することで、1人1人の仕事は単純化される。習熟効果が大きくなり、短時間で技能が向上する。ひとつの作業から次の作業に移行するときの時間ロスが減る。そして、専用の道具や機械の開発が促進される。それらの相乗効果により10人で1人1日当たり4800本以上のピンを作っている。もし1人で作っていたとしたら1日に20本どころか1本のピンさえ作れていなかっただろう、とアダムスミスは書いている。

■「国富論」が書かれたのは1776年。分業による生産性向上はあらゆる産業にひろがった。

■しかし、部分を担当する1人1人にとっては、全体が見通すことが困難になり、仕事を完成させる喜びを持てない人間をたくさん作ってしまったことも事実である

 
   
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