絵で見る創意くふう事典  》 第3章  品質  》 Bバラバラのやり方を標準化する
 
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i品質-0303 Bバラバラのやり方を標準化する  
やり方がバラバラだと結果もバラバラになります。最もよいやり方を見つけて、いつでもみんながその方法でやることにすれば、間違いのない結果を生み出すことができます。これを「標準化」といいます。
このページの掲載事例→                         ●030301 重要な数字から順に並べる   
 ●030302 計算の順に数字を並べる
 ●030303 現品の順に合わせて台帳をつくる
 ●030304 社内作成文書の必須記載項目を決める
 ●030305 伝言メモ用紙をつくる
 ●030306 のし承り表をつくる
 ●030307 行事案内の様式を統一する
 ●030308 社内報校正方法を統一する
 ●030309 運賃見積方法を標準化する
 ●030310 溶接電圧を標準化する
 ●030311 道順案内方法を標準化する
 ●030312 お茶の入れ方を標準化する
 ●030313 接遇マニュアルをつくる
 ●030314 業務引継ノートをつくる
 
【030301】重要な数字から順に並べる
[改善前]
部門別予算書は各店の数字が詰まっていて、各事業部ごとの計が見にくかった。
  [改善後]
部門計と事業部計を一番上に持ってきて、各店の事業部の境目に点線を入れることにした。
     
 
【030302】計算の順に数字を並べる  
[改善前]
欠勤換算日数を出すとき「欠席日数」と「遅刻早退回数を3で割った数字」を足していた。

 
   [改善後]
計算の過程をわかりやすくするため、計算の順に数字を並べることにした。
     
 
 【030303】現品の順に合わせて台帳を作る  

商品台帳と店頭の棚に並んでいる商品の順番が違っていると注文する商品名を探すのに時間がかかる。そこで台帳の記載順を店頭の商品順に合わせた。
 
 
【030304】社内作製文書の必須記載項目を決める  
[改善前]
社内文書に日付のないものや作成者名のないものがあり、内容を確認するとき不便だった。


[改善後]
宛先、件名、発行年月日、原紙保存部署、保存期間、作成者の所属・氏名、配布先の6項目を必ず記載することをルール化した。
 
【030305】伝言メモ用紙を作る  

[改善前]
離席時に電話がかかってきたり来訪者があったとき、用件をメモしていたが、しばしば聞き漏らしがあった。


[改善後]
右のような伝言メモを作り、それにチェックすればよいようにした。

 
 
【030306】のし承り票を作る  

スーパーマーケットのサービス係が進物用の包装を承るとき、右のようなのし承り票を作り、お客様に確認しながら必要な項目を○で囲むようにした。

 
 
【030307】行事案内の様式を統一する  
[改善前]
社内団体から印刷を依頼される行事案内はサイズも様式もバラバラだった。

[改善後]

サイズはA5とし、様式を右のように統一した。これにより印刷物作成の工数が削減できた。


 
 【030308】社内報校正方法を標準化する  
 社内報の校正ミスをなくすために校正方法の標準を次のように決めた。
[改善1]
照らし合わせによるミスをなくすために、見ている行に蛍光ペンで印をつける。

     
[改善2]
原稿の見間違いによるゲラミスをなくすために、原稿の挿入部分は書き直す。
   
     
[改善3]
カッコの一方を落とさないように、カッコの初めと終わりに同じ色で印を付ける。
   
     
[改善4]
漢字のミスをなくすために、漢字を形で見る。(漢字を分解して違う読み方を考えてみる)
   
     
[改善5]
数値ミスをなくすために、数値に印をつけ、その部分のみ改めて声を出して読み合わせする。
   
     
[改善6]
表の数値ミスをなくすために、見終わったら蛍光ペンで印をつける。
   
     
[改善7]
促音ミスをなくすために、1つの独立した音として声に出して読む。
   
     
[改善8]
色ゲラの抜けミスをなくすために、色ゲラは透明フィルムにコピーし、スミゲラの上に重ねてチェックする。
   
     
[改善9]
打ち直し箇所は青で囲み、段落の終わりまで読む。
   
     
[改善10]
レイアウトを変更したときは変更部分を赤で囲む。
   
 
 【030309】運賃見積り方法を標準化する  

[改善前]
製品の配送運賃はあらかじめ算出した額に基づいてユーザーに請求するが、その都度計算するので時間がかかっていた。また、運送ルートを十分理解していないため、計算する人によって実際の運賃との間に誤差を生じた。

[改善後]

各仕向地までの運送ルート、運行距離、離島の場合はフェリー代、乗船待機料を調べて運賃を算出し、地域別運賃表を作成した。
 

 
 
 【030310】溶接電圧を標準化する  
[改善前]
アルミ板を点付け溶接するとき板厚によって溶接機の電圧を変えるが、電圧設定値が個人によってまちまちで品質にバラツキがあった。

  [改善後]
個人差をなくすために実験を重ねて板厚別電圧設定表を作成した。その結果安定した品質が保たれるようになった。
     
 
【030311】道順案内方法を標準化する  
[改善前]
工場までの道順を電話で問い合わせられたとき、説明が難しく、人によって説明の仕方がまちまちだった。
[改善後]
案内方法を下のように標準化し、コピーを受付と守衛室に置くことにした。
 
 
 
 【0030312】お茶の入れ方を標準化する  
[改善前]銀行のQCサークルによる事例。来客へのおいしいお茶の入れ方を研究してポスターにまとめ、全社に配布。周知徹底を図った。
 
 
 
 【030313】接遇マニュアルを作る  
[改善前]
来客への接遇方法は各人がバラバラのやり方で行なっていたが、どうしたらよいか迷うことが少なくなく、来客にもバラバラの印象を与えていた。

[改善後]
女性サークルが話し合って下のような自分たちの接遇マニュアルを作成した。

 
 
 
【030314】業務引継ノートを作る  
[改善前]
事務職の前任者の退職時に後任が仕事を引き継ぐとき、引継ぎに時間がかかったり、抜け落ちがあったり、仕事のコツや便利情報まで引き継ぐことができず、後任者はそれをマスターするのに多くの時間や労力が必要だった。

[改善後]
各人が在任中に次のような方法で引継ぎノートを作成しておき、退任時には後任者に引き継ぐことをルール化した。
@業務を月単位の仕事、毎日の仕事に分類。それぞれについて事務の流れを明らかにし、ノートにまとめる。
A後任者は先輩のノートをもとにその後の変動を反映させて現状にマッチさせる。

 
 
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