絵で見る創意くふう事典  》 第10章 事務  》 B事務用品を共有化する
 
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事務‐1003 B事務用品を共有化する  BACKNEXT 
このページの掲載事例→       ●100301 事務用品を共有化する   
 ●100302 筆記具を共有化する
 ●100303 ゴム印を共有化する
 ●100304 机の引き出しを共有スペースにする
 ●100305 個人机を封印する 
 ●100306 机を共有化する
 ●100307 共有書類入れをつくる
 
【100301】事務用品を共有化する  
 [改善前]
一人ひとりがそれぞれの引き出しに何本ものボールペン、蛍光ペン、ホッチキス、パンチ、セロテープ、ハサミ、定規などを持っていた。

[改善後]
共有事務用品の置き場を決めて、みんなで使うことにした。これにより事務用品の使用量が減り、保管スペースも節約できた。
 
 
【100302】筆記具を共有化する  
 筆記具、修正液、ナイフ、ハサミ、パンチなどを収納した回転式電話台を利用した共有化ペン立てを作った。向かい合って並んだ机の間に置き、どちらからでもとれるようにした。  
 
【100303】ゴム印を共有化する  
 [改善前]
経理係が使う仕分項目のゴム印は2人の担当者席の間に置かれていたが、反対側からは文字が見えにくく探しにくかった。
   [改善前]
ゴム印ボックスを立てて回転できるようにした。これによりどこからでもラクにとれ、机のスペースも広く取れるようになった。 
     
 
【100304】机の引き出しを共有スペースする  
 デスクの右下の引き出しと正面の大きい引き出しは共有ファイルや共有の懸案書類を入れることにし、本人が不在のときは他人でも自由に開けられるようにルール化した。    
【100305】個人机を封印する  
書類と事務用品の共有化を進めていくと、個人の机の引き出しは空っぽになる。そこで工場間接部門の事務所では机も共有化した。空っぽになった引き出しはそのままにしておくと再び個人の持ち物を入れてしまうから、机の引き出しに図のような封印をした。  
 
【100306】机を共有化する  
 [改善前]
書類と事務用品の共有化の徹底によって個人の引き出しには入れるものがなくなり、個人の机は必ずしも必要ではなくなった。 

  [改善後]
機密情報や個人情報を取り扱う管理職と庶務担当以外は個人の机を廃止。会議テーブルのような大きな共有の机に替えた。個人机によって作られていた一人ひとりの境界がなくなり、共同作業が進み、仕事がはかどるようになった。  
     
 
【100307】共有書類入れをつくる  
 
各人がそれぞれに保管していた書類を一箇所に集め、図のような共有書類入れを作って就農した。よく使う書類は上の段に入れ、書類が折れ曲がらないように角度を付けた。上面にはカメラやテープラベル器を置いている。
   
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