改善の事典　 》　第10章　事務　 》　書類を減らす

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事務‐1001　書類を減らす

事務部門の仕事量を端的に表現しているのが書類の量です。担当者が部分最適に陥って担当の範囲内で完璧な仕事を目指すと書類の量はどんどん増えていきます。書類の量を制限することは、全体最適の観点からムダを省くことにつながります。

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●100101　１枚ベスト運動を展開する

●100102　申込書を１枚にまとめる

●100103　納品書を１枚にまとめる

●100104　発注書を１枚にまとめる

●100105　個人持ちファイルを係持ちにする

●100106　ファイルの管理を一本化する

●100107　アウトプット帳票の配布を減らす

●100108　書類の保管期限と保存期限を決める

●100109　要らない書類を捨てる

●100110　コピー枚数を部門別に管理する

●100111　書類の作成を減らす

●100112　不要な項目の打ち出しを辞める

●100113　書類カット運動を展開する

【100101】１枚ベスト運動を展開する

文書作成は簡潔に１枚ですませることを奨励し、社内用箋に「１枚ベスト」の標語を印刷した。

【100102】申込書を１枚にまとめる

［改善前］ 各人がそれぞれに受講申込書を書き研修部に提出していた。  ［改善後］ コンピュータで社員名を打ち出した紙を回覧し、部門ごとに一括して申し込ませるようにした。 取材先　ヤンマーディーゼル 取材　1983 掲載　創意とくふう1983/02

【100103】納品書を１枚にまとめる

［改善前］ 納入業者から毎日の納入ごとに届けられる伝票は、様式がまちまちで枚数が多く、間違いが起こりやすかった。

［改善後］ 下のような月１枚の様式にまとめて記入し提出してもらうようにした。 取材先　積水化学工業滋賀水口工場 取材　1984 掲載　創意とくふう1984/03

【10010４】発注書を１枚にまとめる

［改善前］ 発注書は１日が１枚になっており、以前の発注量を確認するには前のページを繰らなければならなかった。

［改善後］ １枚の発注書に１週間分を書き込めるようにした。以前の在庫量、発注量を確かめやすくなり、また、流れをとらえ、標準を見直し、在庫のロスを減らす上で役に立った。 取材先　サト守口寺方店

【100105】個人持ちファイルを係持ちにする

［改善前］  標準書のファイルは各人が持っており、標準変更に手間がかかっていたが、実際にはあまり使われていなかった。

［改善前］  係単位に配布することにした。 取材先　トヨタ自動車

【100106】ファイルの管理を一本化する

［改善前］ 品質保証部主管のＱＲ（品質管理標準）とＱＳ（品質管理規格）のファイルは購買管理部と第２購買部で管理しており、それぞれの部で毎月メンテナンスしていた。  ［改善後］ 第２購買部でのファイル管理を廃止し、購買管理部にものを利用することにした。  取材先　トヨタ自動車

【100107】アウトプット帳票の配布先を減らす

［改善前］ 売上出荷管理、受払管理、商品管理などのアウトプット帳票は毎回各支店、営業所に配られていたが、必ずしも利用されているとは限らなかった、  ［改善後］ アウトプット帳票が利用されているかどうかを各支店、営業所に調査し利用度の低い帳票の送付を廃止した。 取材先　モロゾフ 取材　1994/12/05 掲載先　燃えよリーダー　1995/02

【100108】書類の保管期限と保存期限を決める

［改善前］ 書類の保存期限を決めていなかったので、一旦作成した書類はいつまでも保存されることになり、書類は増え続けていた。  ［改善後］ すべての書類についてボックスごとに保管期限と保存期限を決めた。保管期限を過ぎた書類は原則として廃棄することとし、保存が義務付けられている法定書類や業務上保存の必要な書類は書庫に移して保存期限まで保存することにした。

【100109】要らない書類を捨てる

個人持ちの書類を棚卸しし、要るものと要らないものに分け、要らない書類を捨てた。何を残すかは次の基準に従い、管理者が判断した。 �@書類はすべて共有にし、個人持ちの書類はゼロにする。 �A配布されたコピーで発行元にオリジナルが保管されているものは、１年経過後にすべて処分する。 取材先　シャープＩＣ天理事業部 取材　1995/03/17 掲載先　燃えよリーダー　1995/05

【100110】コピー枚数を部門別に管理する

コピー枚数を削減するために部門ごとにコピー計画枚数を申告させ、磁気カードによって部門別実績を把握、使用枚数を計画の範囲内に抑えるようにした。 取材先　九州不二サッシ 取材　1992/12/13 掲載先　小集団活動活性化研究リポート　1995/03

【100111】書類の作成を減らす

［改善前］ ＯＡ化によって事務処理能力が向上したが、それとともに書類の量が増えた。  ［改善後］ 次に手順で書類を削減した。 �@担当者ごとに現在作成している書類をリストアップし、書類名、目的、作成のサイクル、作成の難易度、作成時間、発行枚数を明らかにする。 �Aリストアップした書類について、廃止できないか、兼用、共用、代用できないか、簡素化できないか、作成をスピードアップできないか、一時的に発行を止められないかを検討する。 �B改善着手の順番を決め、完了予定、期待効果を明らかにする。 �C改善の終わった書類は改善方法、実施完了日、実施効果を報告させる。 取材先　九州不二サッシ 取材　1992/12/13 掲載先　小集団活動活性化研究リポート　1995/03

【100112】不要な項目の打ち出しをやめる

［改善前］ 農協の会員農家が出荷した野菜や花の精算金の振込明細書をコンピュータから打ち出すとき、出荷していない会員の振り込み金額欄は０（ゼロ）と表示していた。

［改善後］ 出荷していない会員の項目は打ち出さないようプログラムを変更した。これにより、打出し枚数が減り、チェック時間も短縮された。 取材先　三ヶ日町農業協同組合

【100113】書類カット運動を展開する

書類の発生を抑えるために“30-30カット運動”を展開した。書類の発生を30％削減、配布部数を30％削減することで、70％×70％＝49％で、書類の発生を半減させようというもの。運動の中で次のようなルールを打ち出した。 �@社内作成書類はＢ列とし、１ベスト、２ベター、３リミットとする。 �A毎月発行のものは隔月に、半年に１回のものは年１回とするなど、発行頻度を見直す。 �B通達文書は部長以上に配布し、課長以下への配布は部長の判断で各部署でコピーする。 �Cページものは両面印刷する。 �Dコピーするものの種類に応じて、乾式コピー、湿式コピー、輪転機を使い分ける。 取材先　グンゼ 取材　1996/05/21 掲載　リーダーシップ1996/07

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